Nutzungsbedingungen und Lizenz für das Forschungsdatenrepositorium (FDR) der Universität Hamburg (UHH)

English version

I. Charakter und Zweck des Angebotes

Mit dem Forschungsdatenrepositorium (FDR) bietet die UHH allen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern der UHH eine technische Plattform zur strukturierten langfristigen Sicherung, Dokumentation und Veröffentlichung von Forschungsdaten nach den FAIR-Data-Prinzipien an. Die Forschungsdaten werden langfristig verfügbar gemacht, der Austausch und die Zugänglichkeit werden gefördert und die Anforderungen der Drittmittelgeber und der Guten Wissenschaftlichen Praxis erfüllt.

Das FDR ist nicht als Speicherort für Arbeitskopien von Daten, die täglich verwendet werden, geeignet. Vielmehr sollen geprüfte und konsistente Daten im FDR dauerhaft gesichert werden.

Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler der UHH können Forschungsdaten selbständig in die Plattform FDR einstellen und sie mit strukturierten Metadaten beschreiben. Neben reinen Forschungsdaten können auch benutzte Routinen oder Skripte sowie weitere, die Projekte oder Daten beschreibende Dokumente im FDR eingestellt werden. Die Daten werden automatisiert vom FDR-System mit einem persistenten Identifikator (DOI) versehen, dadurch werden die Daten eindeutig referenzierbar und zitierbar.

Die Metadaten sind immer frei im Internet recherchierbar. Die Nutzung und Zugänglichkeit der Forschungsdatensätze selbst richtet sich nach den von den Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern gewählten Zugangsbedingungen. Die UHH befürwortet einen möglichst uneingeschränkten Zugang zu öffentlich finanzierten Forschungsdaten (Open Data).

Betreiber

Das FDM-Zentrum der UHH betreibt in Kooperation mit dem RRZ die FDR-Plattform (Betreiber). Die eingestellten Daten und Materialien werden keiner inhaltlichen oder wissenschaftlichen Prüfung durch die Betreiber unterzogen. Sollte den Betreibern eine unrechtmäßige Nutzung oder der Verstoß gegen gesetzliche Vorgaben zur Kenntnis gelangen, behalten sich die Betreiber das Recht vor die betroffenen Daten zu sperren oder aus dem FDR zu entfernen. Der FDR-Service wird für Mitglieder der UHH kostenlos angeboten.

II. Verfügbarkeit und Sicherung der Daten

Aufbewahrungsdauer

Der physische Erhalt aller eingestellten Objekte und Metadaten wird für die Dauer des Betriebes von FDR, mindestens aber für zehn Jahre, garantiert. Längere Aufbewahrungszeiten können von den Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern gewählt werden.

Speicherart - Bitstream preservation

Die Betreiber von FDR verändern die in FDR eingestellten Daten nicht. Es findet keine Migration in neue Dateiformate statt, vielmehr wird der physische Erhalt, die sog. bitstream preservation Methode angewandt. Die dauerhafte Nutzbarkeit und Interpretierbarkeit der Daten kann somit nicht garantiert werden, da diese von der Verfügbarkeit der jeweiligen Datenformate bzw. der notwendigen Software abhängen kann. Die Betreiber behalten sich vor, die Daten in andere Dateiformate zu konvertieren; die Originaldaten werden in diesem Fall erhalten.

Datensicherung

Die in FDR gespeicherten Datensätze und Metadaten werden auf dem Langzeitspeicher des RRZ gespeichert und täglich gesichert sowie in mehrfacher Kopie räumlich getrennt vorgehalten. Die Betreiber behalten sich das Recht vor, die Daten auf andere Server umzuziehen, die unter deren Kontrolle stehen.

Rückzug von Daten

Die Löschung eingestellter Datensätze durch die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler ist grundsätzlich nicht vorgesehen. In begründeten Ausnahmenfällen (z.B. fehlerhafte Dateien, rechtliche Probleme) können Daten nach Rücksprache mit den Betreibern zurückgezogen werden. Die entsprechenden Metadaten werden jedoch weiterhin öffentlich nachgewiesen und die für den Datensatz vergebene DOI löst weiterhin auf den entsprechenden Eintrag in FDR auf. Dieser Eintrag wird um einen Hinweis auf den Rückzug der Daten ergänzt.

Ablauf der Aufbewahrungsdauer

Datensätze mit einer spezifizierten Aufbewahrungszeit (z.B. 10 Jahre) werden nach dem Ablauf der Aufbewahrungszeit nicht direkt gelöscht. Zunächst werden vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist Nachrichten an die zum Datensatz hinterlegte Kontakt-E-Mail-Adresse verschickt. Soll die Aufbewahrungsfrist nicht verlängert werden oder erfolgt keine Reaktion durch die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, werden die Daten dem UHH-Archiv zur Übernahme angeboten. Alle erfolgten Schritte werden dokumentiert und dem Metadatensatz hinzugefügt.

III. Rechtliche Rahmenbedingungen

Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler räumen der UHH mit der Übermittlung das einfache Nutzungsrecht an den im FDR eingestellten digitalen Datensätzen und Dokumenten ein, insbesondere

  1. das Recht diese Datensätze und Dokumente systematisch zu archivieren und für den Zweck der langfristigen digitalen Sicherung und der Veröffentlichung zu verändern. Dabei kann die UHH alle zweckdienlichen technischen Mittel, Formate und Methoden anwenden,

  2. sowie das Recht, freigegebene Datensätze und Dokumente im Rahmen des Online-Angebots der UHH auch zum Download, dauerhaft öffentlich zugänglich zu machen.

Die Urheberrechte der Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler bleiben dabei gewahrt, so können Daten und Dokumente bspw. weiterhin auch an andere Institutionen zur Archivierung oder Veröffentlichung übergeben werden.

Bei der Übergabe an das FDR müssen Daten und zusätzliche Materialien, die ohne spezielle Zugangsberechtigung zur Verfügung gestellt werden sollen, frei von Rechten Dritter sein und den einschlägigen Bestimmungen des Datenschutzes genügen. Datensätze, die die ohne spezielle Zugangsberechtigung zur Verfügung gestellt werden sollen und Informationen auf Individualebene enthalten (bspw. Umfragedaten), müssen so anonymisiert sein, dass eine Identifizierung von Individuen ausgeschlossen ist (faktische Anonymität).

Die UHH behält sich vor, die Aufnahme von Daten und sonstigen Materialien abzulehnen oder bereits aufgenommene aus dem Angebot zu entfernen, sollten Zweifel an der rechtlichen Zulässigkeit einer Archivierung bestehen.

Die UHH entwickeln FDR kontinuierlich weiter und behält sich vor, den Service sowohl technisch also auch organisatorisch anzupassen, den Betrieb jederzeit einzustellen oder durch einen anderen Service zu ersetzen. Daten, Metadaten und sonstige Materialien werden im Falle einer Einstellung des Betriebes von FDR für die noch verbleibende, vereinbarte Aufbewahrungsfrist aufbewahrt.

IV. Zugang zu Daten und Metadaten

Im FDR können alle Forschungsdaten archiviert werden, die im Rahmen von Forschungsprojekten an der UHH anfallen.

Aus verschiedenen Gründen kann es sinnvoll sein, Daten zum Zeitpunkt der Archivierung noch nicht zu veröffentlichen (bspw. bis zur Fertigstellung von Publikationen, Abschluss des Forschungsprojektes).

Datengeber können zwischen folgenden Möglichkeiten wählen, ihre Forschungsdaten und weitere Dokumente Nutzern zugänglich zu machen:

  1. Freier Zugang: Die Forschungsdaten sind ohne Einschränkung für alle Nutzer und Nutzerinnen zugänglich, ohne dass eine Einwilligung der Datengebenden eingeholt werden muss.

  2. Eingeschränkter Zugang: Datensätze werden erst nach Genehmigung durch den Datengeber zugänglich gemacht.

  3. Kein Zugriff (Embargo): Unabhängig von der Embargofrist davon werden die beschreibenden Metadaten bereits während der Embargofrist öffentlich zugänglich gemacht.

Für die Definition der konkreten Nutzungsbedingungen, empfehlen wir die Verwendung standardisierter Lizenzen (wie etwa Creative Commons oder Open Data Commons).

Beschreibungen der Forschungsdaten und –dokumente bzw. Projekte (Metadaten) sind für alle Interessierten ohne vorherige Registrierung über das Internet zugänglich und recherchierbar. Sie werden unter einer CC0-Lizenz veröffentlicht.

Terms of Use and License for the Research Data Repository (RDR) of Universität Hamburg (UHH)

I. Nature and Purpose of the Service

By means of the Research Data Repository (RDR) UHH offers all UHH scientists a technical platform for structured long term storage, documentation, and publication of research data according to the FAIR data principles. Research data will be made available in the long run, the exchange and accessibility of the data will be fostered and the requirements of third-party funds and the code of good scientific practice will be satisfied.

The RDR is not suited for storing working copies of data used on a daily basis. Rather, only reviewed and consistent data should be saved in the RDR in the long run.

UHH scientists can independently upload research data on the RDR platform and describe them with structured metadata. Besides mere research data, the routines employed or scripts as well as other materials, such as projects or documents that describe the data, can also be provided in the RDR. The RDR system automatically assigns persistent identifiers (DOI) to the data, which makes it referenceable and citeable.

The metadata are always accessible via the internet without restrictions. The usage and accessibility of research datasets themselves comply with the embargo chosen by the researchers. UHH recommends open access of all publicly financed research data whenever possible (Open Data).

Operator

The UHH Center of Research Data Management operates the RDR platform in cooperation with the computing center (operator). The uploaded data and materials will not be checked for content or scientific adequacy by the operator. In case the operator is notified of illegitimate usage or any violation of the legal requirements, the operator reserves the right to embargo or delete the affected data from the RDR. The RDR service is for all members of UHH free of charge.

II. Availability and Storage of Data

Duration of Storage

The physical preservation of all uploaded objects and metadata will be guaranteed for the duration of operating the RDR, but at least for 10 years. Longer time intervals for storage can be chosen by the researcher.

Type of Storage - Bitstream preservation

The RDR operator will not alter the data uploaded to the RDR. There will be no migration to new data formats. Instead physical preservation, the so-called method of bitstream preservation, will be applied. Hence, the long term usage and interpretability of the data cannot be guaranteed because these may depend on the availability of the particular data formats or the necessary software respectively. The operator reserves the right to convert the data into different data formats; the original data will still be kept.

Data Storage

The datasets and metadata stored in RDR will be saved on the long term storage infrastructure of the computing center and they will be backed up daily. Several copies of the data will be preserved at spatially separated devices. The operator reserves the right to move the data to other servers that are under the control of the computing center.

Withdrawal of Data

The deletion of uploaded datasets by the scientists is generally not possible. In justified exceptional cases (e.g. defective files, legal problems) data can be withdrawn after consultation with the operator. The respective metadata, however, will continue to be publicly detectable and the DOI referring to that dataset will also continue to match to the respective entry. This entry will be extended by a note indicating the withdrawal of the data.

End of Duration of Storage

Datasets with a specified storage duration (e.g. 10 years) will not be directly deleted after reaching the end of the agreed storage time. First of all, a message will be sent to the contact email address that is linked to the dataset. If the storage time should not be extended or no response is received from the researcher, the data will be offered to the UHH archives for commitment. All steps taken will be documented and added to the metadata.

III. Regulatory Framework

The researchers grant UHH the simple right of use for the uploaded digital datasets and documents in the RDR. More specifically, it means

  1. the right to archive systematically the datasets and documents and to change them for the purpose of long term digital preservation and publication (for that matter the UHH may use all appropriate technical means, formats and methods) as well as

  2. the right to make publicly accessible in the long run all approved datasets and documents within the scope of the UHH online services including the download of data.

For all of that, the copy right of the researcher remains untouched. Thus data and documents, for example, may furthermore still be consigned to other institutions for archiving or publishing.

At the time of delivery to RDR, data and additional materials that will be available without access restrictions must be exempt from the rights of third parties and the relevant regulations of privacy protection must be followed. In particular, datasets that contain personal information (e.g. survey data) must be anonymized so that identifying an individual case can be entirely excluded (actual anonymity).

UHH reserves the right to reject the inclusion of data and miscellaneous materials or to remove already accepted data from the service if doubts on the legal requirement of archived objects exist.

UHH continues to develop consistently the RDR and reserves the right to adjust this service technically as well as organizationally, to stop the service at any time or to replace it with another service. Data, metadata and other materials will be kept for the remaining and agreed deadline date of preservation in the case of the shut down of RDR.

IV. Data Access and Metadata

All research data that is collected within the scope of research projects at UHH can be archived in the RDR.

It could make sense for various reasons (e.g. completing a publication or a research project), not to publish data at the time of archiving.

The provider of data may choose between the following options to grant access to users of their research data and other documents:

  1. Unrestricted access: The research data are accessible without any limitation for all users and without receiving approval of the provider of the data.

  2. Restricted access: Datasets will be made accessible after approval of the provider of the data.

  3. No Access (Embargo): Independent of the embargo date, the descriptive metadata will be already open to the public during the embargo period.

For the definition of the specific terms of use, we like to recommend the use of standard licenses (such as Creative Commons or Open Data Commons).

The descriptions of research data and documents or projects (metadata) respectively are accessible and searchable via the internet without registration for all who are interested. They are published using a CC0-Lizense.